Guides et procédures

17 documents rédigés pour vos équipes : prise en main, modules de la plateforme, facturation, sécurité des accès. Chaque écran décrit ici est celui que vous utilisez au quotidien.

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Prise en main

Cas d'usageLes parcours métier de KOBEH-TRACK, rôle par rôle — de l'inscription d'une organisation à la facturation et à la passation de véhicule. Tableau de bordLa vue d'ensemble de l'organisation — parc, activité, coûts, éco-conduite et alertes des 30 prochains jours. Application mobile et installationInstaller KOBEH-TRACK sur un téléphone (APK Android ou PWA) et utiliser la page de passation par QR.

Fonctionnalités

Véhicules (Flotte)Créer et gérer les véhicules — fiche, traceur, photos, documents scannés, missions, carnet de bord et QR de passation. Missions et trajetsCréer des missions à la main ou depuis les trajets du traceur, lire les segments de la journée et tenir le journal. ChauffeursFiches chauffeurs — compte lié, permis et documents, affectation aux véhicules, scores d'éco-conduite. Maintenance (entretiens)Planifier et suivre les entretiens par date ou kilométrage, avec coûts, prestataire et alertes J-7. Comptabilité (carburant et dépenses)Saisir le carburant et les dépenses, comparer le réel au budget et lire les coûts par véhicule. Éco-conduiteScores de conduite par chauffeur — vitesse maximale, excès, freinages et accélérations brusques, ralenti — calculés depuis les positions du traceur. Passation de véhicule (QR)Chaîne de garde à double scan : le chauffeur entrant ouvre l'état des lieux en scannant le QR du véhicule, le sortant libère, l'affectation est transférée. RapportsGénérer, exporter (CSV/PDF) et programmer automatiquement les rapports d'activité, de coûts et d'éco-conduite. NotificationsCanaux (e-mail, SMS, WhatsApp), préférences par utilisateur, alertes automatiques et journal des envois. Facturation et offres (client)Offre souscrite, quota de parc, prix par véhicule, factures mensuelles et recouvrement — côté client. Paiement en ligne et solde prépayé (CinetPay)Provision du solde par Orange Money, MTN, Moov ou carte, ponction automatique des factures et suivi des mouvements. Société et réglages de l'organisationIdentité de l'organisation, code client, compte Traccar, import automatique des trajets et mode de découpage des missions. Organisation et utilisateursStructurer l'organisation (directions, départements, services, pools) et gérer les comptes, rôles et rattachements.

Exploitation

Cloisonnement des données et profilsQui voit quoi et qui peut écrire — rôles, profil « terrain » rattaché à une fiche chauffeur, et résultats de l'audit.

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